Loin des clichés désuets, le métier d’assistante de direction n’a plus grand chose à voir avec l’image de la secrétaire tapant sur sa machine à écrire une lettre dictée par son patron. Aujourd’hui, force est de constater que l’assistante de direction, devenue le véritable bras droit de son patron, a une multitude de tâches à effectuer demandant diverses compétences à maîtriser.

Gérer l’agenda, les voyages, les meetings, la correspondance, les dossiers de son patron voici quelques-unes des activités de l’assistante de direction qui demandent bien souvent de nombreuses compétences multidisciplinaires.

En outre, ce métier suppose des connaissances économiques et juridiques et il est évident, à l’heure actuelle, qu’elle se doit également de maîtriser l’outil informatique en plus d’avoir pour qualités le sens de l’organisation, la discrétion et une certaine résistance au stress. site de recrutement Monster


D’après Elisabeth Durand-Mirtain, vice-présidente de l’European Management Assistants (Euma) :

” Les NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) ont transformé le métier d’assistante. Elles ont augmenté le flux des informations (il est si facile d’envoyer un e-mail !), l’assistante doit donc faire preuve de capacités à synthétiser et sélectionner.”

“Les cadres et managers sont de plus en plus autonomes, voire absents (gestion de leur agenda, saisie sur leur ordinateur portable, etc.), l’assistante peut donc maintenant se consacrer à des activités à valeur ajoutée et développer des compétences spécifiques et des spécialisations (gestion, ressources humaines, droit, qualité, etc.) et prendre des initiatives.

“La pression des urgences et des enjeux pèse sur l’entreprise, l’assistante va faire preuve de talents en organisation, le cœur de sa mission.”

L’assistante remplit donc, on le voit, une mission essentielle complexifiée par son rôle de “Carrefour harmonieux de la communication”.

A ce titre, elle doit savoir pratiquer les régulations nécessaires, écouter et prendre la parole de manière à la fois affirmée et diplomate, conserver son sang froid et avoir des nerfs d’acier !

Les assistantes et la formation continue :

Une telle fonction justifierait une formation continue importante, non seulement dans les domaines “techniques” mais également en terme de communication et de gestion du stress.

Or, on remarque malheureusement que les assistantes sont souvent les grandes “oubliées” de la formation. En témoigne cet aveu d’un Directeur d’entreprise qui devait organiser un séminaire et n’y parvenait pas : “Personne ne veut « offrir » une session de 4 jours à son assistante” !

L’aveu reflète une malencontreuse réalité : non seulement l’absence de l’assistante déroute souvent son manager et le laisse “orphelin”, mais de surcroît, bien peu de ces managers se rendent compte des compétences relationnelles que doivent maîtriser leur vaillant “second”.

Dans une enquête datant de mars 2006 menée par le magazine “Assistante Plus” et consacrée à la situation des assistantes en Europe, il apparait que la formation professionnelle accordée aux assistantes françaises est bien plus faible que celle accordées aux autres Européennes.

En France, les assistantes n’ont pas prioritairement accès à la formation. Cela ne semble pas être le cas dans d’autres pays d’Europe. 53% des Françaises ont bénéficié d’une formation en 2005 contre 84% des autres Européennes. Elles ne sont que 13% à avoir eu plus de 6 jours de formation, contre 33% des autres Européennes.

Vers une évolution des comportements :

Certaines entreprises pourtant prennent néanmoins conscience de la nécessité d’investir du temps pour que les assistantes puissent continuer de remplir leur rôle avec efficacité et motivation.

Les grands thèmes retenus pour ces formations visent à travailler à la fois la dimension “humaine” du poste mais également tout ce qui a trait à “l’efficacité personnelle”, notamment la gestion des priorités et la gestion du stress.

Ces séminaires, organisés en deux temps, font l’unanimité auprès des assistantes concernées !

Ils font aussi le bonheur des managers qui s’aperçoivent très rapidement des retombées positives tant au niveau de leurs assistantes qu’au niveau plus général de l’entreprise : Plus grande confiance en elles, meilleure capacité à gérer les situations tendues, prises d’initiatives encouragées, amélioration des communications…

Les Assistantes, ces “oubliées” de la formation !
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